Dijital Katalog

Dijital katalog ile ürün bilgisini tek kaynakta toplamak

Bir üretici için dijital katalog, ürünlerini telefonda, bilgisayarda ve kâğıtta aynı düzenle gösteren bir başvuru kaynağıdır. Aksaray’da tarım makinelerine yedek parça üreten bir atölyeyi düşünelim. Bu atölyenin kataloğu, telefonla gün boyu tekrar tekrar sorulan soruları yanıtlamak zorundadır. Sorular da çoğu zaman birbirine benzer. Parça hangi makineye uyuyor, ölçüsü ne, eski koduyla aynı mı? Katalog bu yanıtları derli toplu verdiğinde, satış ekibi aynı bilgiyi her gün baştan anlatmak zorunda kalmaz. Ekip de zamanını siparişin ayrıntılarına ve müşteriyle asıl konuşulması gereken konulara ayırır. Yanlış anlaşılan bir ölçü yüzünden geri dönen gönderiler de azalır. İşe bu soruları satış ekibinizden ve bayilerinizden toplayarak başlıyoruz. Kataloğun bölüm sırası da, her ürün sayfasında hangi bilgilerin bulunacağı da bu soru listesinden çıkar. Tasarım ancak bu iskelet netleştikten sonra başlar. Renk ve sayfa düzeni üzerine yapılan konuşmalar da böylece somut bir zemine oturur.

Aynı kataloğu farklı kişiler farklı amaçlarla açar. Bayi, stoğuna hangi parçaları ekleyeceğine karar vermek ister. Tamirci, elindeki arızalı parçanın karşılığını arar. Çiftçi ise makinesinin modelini bilir, ama parçanın adını çoğu zaman bilmez. Üçü de aynı ürüne ulaşmak ister; yalnızca yola farklı yerlerden çıkarlar. Bu üç okur için aynı ürüne birden fazla yoldan ulaşılabilmesini sağlıyoruz. Parça koduyla arayan da, makine modelinden yola çıkan da, ürün grubuna göz gezdiren de aynı sayfaya varır. Grup sayfaları kısa bir girişle başlar; okur doğru bölümde olduğunu ilk bakışta anlar. Bayilere özel bilgiler için ayrı bir sürüm de düşünülebilir. Toplu alım koşulları ya da teknik montaj notları herkese açık katalogda yer almak zorunda değildir. Hangi bilginin kime gösterileceğine satış düzeninize bakarak birlikte karar veriyoruz. Bu ayrım, iki sürümün hangi bölümlerinin ortak kalacağını da belirler. Bir dijital katalog çoğu zaman üç ayrı ortamda kullanılır: telefon ekranında, bilgisayarda ve fuar ya da bayi ziyaretinde basılı olarak.

İçerik tek kaynaktan beslendiğinde bu üç biçim birbiriyle çelişmez. Üçünde de ürün sırası, kodlar ve başlıklar aynı kalır; farklı olan yalnızca sayfa ölçüsü ve düzendir. Tarlada ya da köy yolunda mobil bağlantı her zaman güçlü değildir. Ağır görsellerle dolu bir sayfa bu koşullarda açılmadan kapatılır. Bu yüzden sayfaları hafif tutuyor, bağlantının hiç olmadığı durumlar için indirilebilir bir dosya da hazırlıyoruz. Usta dosyayı bir kez kaydettiğinde, telefonun çekmediği bir yerde de parçalara bakabilir. Bütün bu biçimlerin ortak kaynağı ise ürün bilgisidir ve hazırlığın en çok emek isteyen kısmı çoğu zaman burasıdır. Kodlar bir tabloda, ölçüler bir defterde, fotoğraflar farklı telefonlarda dağınık duruyor olabilir. Bu bilgileri önce tek bir listede birleştiriyor, ardından her ürüne aynı düzende bir sayfa açıyoruz.

Her ürün sayfasında aynı bilgi düzeni

Listede her ürün için aynı alanlar doldurulur: ad, kod, ölçü, malzeme, uyumlu modeller ve kısa açıklama. Ürün sayfası da bu alanları her seferinde aynı sırayla gösterir. Okur birkaç sayfa gezdikten sonra aradığı bilginin nerede duracağını öğrenir ve her yeni sayfada baştan aramaz. Eksik kalan alanlar da bu listede görünür hâle gelir. Bir ürünün ölçüsü, ötekinin fotoğrafı eksik olabilir. Hangi bilginin atölyeden, hangisinin satış ekibinden isteneceğini birlikte belirliyoruz. Eksikler tamamlanırken sayfanın o alanı boş bırakılmaz; kısa bir bilgi alma notu geçici olarak yerini tutar. Atölyede kullanılan parça adı ile sahada söylenen ad çoğu zaman farklıdır. Ürün sayfasında teknik adı esas alıyor, yaygın kullanılan karşılığını da yanına ekliyoruz. Böylece arama yapan kişi hangi adı bilirse bilsin parçayı bulur. Aynı yaklaşımı ürün gruplarının adlarında da uyguluyoruz. Fotoğraf, ürün sayfasının ikinci temel parçasıdır.

Bir yedek parça fotoğrafı güzel görünmekten çok ürünü tanıtmak için vardır. Parçayı sade bir zeminde, birkaç açıdan ve ölçeği anlaşılacak biçimde çekmek gerekir. Yanına konan bir cetvel ya da bilinen bir nesne, boyutu tahmin etmeyi kolaylaştırır. Bağlantı delikleri ya da diş ölçüsü gibi ayrıntılar fotoğrafta her zaman seçilmez. Bu durumda ölçüleri üzerine yazılmış sade bir çizim, satırlarca tariften daha açıklayıcıdır. Çizimleri üretimde kullandığınız teknik resimlerden sadeleştirerek hazırlayabiliriz. Paylaşılmasını istemediğiniz üretim ayrıntıları bu sırada çizimden çıkarılır. Parça, makinenin üzerinde nereye takıldığı gösterildiğinde daha kolay tanınır. Bazı ürünlerde monte edilmiş hâlinin bir fotoğrafını da eklemeyi öneriyoruz. Böyle bir kare, parçanın adını bilmeyen birine bile ne aradığını gösterir. Siparişi çiftçinin kendisi verecekse bu fotoğraf çoğu zaman belirleyici olur. Fiyat ise ürün sayfasına gömülmemesi gereken bir bilgidir. Katalog aylarca aynı kalabilirken fiyatlar çok daha sık değişir.

Bu yüzden fiyatı ayrı bir liste olarak tutmayı öneriyoruz. Bayilere farklı, son kullanıcıya farklı fiyat uygulanıyorsa herkese açık katalog fiyatsız kalabilir; bayi listesi yalnızca ilgili kişilere gönderilir. Stok durumu için de benzer bir karar gerekir. Dijital katalog stok kayıtlarınızla bağlantılı çalışmıyorsa, sayfaya yazılan stok bilgisi çabuk eskir. Bu durumda stok adedi yerine daha kalıcı bir bilgi yazmak doğru olur. Parçanın rafta bulundurulan bir ürün mü, yoksa siparişle üretilen bir ürün mü olduğu kolay kolay değişmez. Ürün sayfası çoğu zaman telefondan ve iş başındayken açılır. Bu yüzden sayfayı tek sütunda, yakınlaştırma gerektirmeyen yazı boylarıyla kuruyoruz. Ad, kod ve temel ölçüler ilk ekranda görünür; fotoğraf ve çizim onların altında yer alır. Sayfadaki bütün bilgiler içinde en çok özen isteyen ise koddur.

Kod ve uyumlu model bilgisini açıkça göstermek

Yedek parçada yanlış sipariş çoğu zaman benzer görünen iki ürünün karıştırılmasından doğar. Bu yüzden her ürün sayfasında kodu, temel ölçüleri ve uyduğu makine modellerini aynı yerde ve aynı sırayla gösteriyoruz. Kod, sayfanın en belirgin yazılarından biri olur ve kopyalanıp mesaja yapıştırılabilecek biçimde metin olarak durur. Kodu değişmiş ürünlerde eski kodu da not olarak bırakmak işe yarar. Elinde yıllar önceki bir fatura bulunan müşteri, eski koda bakarak da doğru ürüne ulaşır. Aramaya eski kod yazıldığında da yeni ürünün sayfası açılır. Böylece değişiklikten haberi olmayan biri yanlış bir sonuca varmaz. Üretimi sona eren parçalar ise katalogdan bir anda silinmez. Sayfaları, yerini alan ürüne yönlendiren kısa bir notla bir süre yerinde kalır. Yerine geçen bir ürün yoksa bu da açıkça yazılır. Okur boşuna aramaya devam etmez; sizi aradığında da neyi soracağını bilir. Uyumlu model listesi, parçanın hangi makinelere takılabildiğini gösterir.

Bu listeyi yazarken makine üreticisinin kullandığı model adlarını esas alıyor, yıl ya da seri farkı olan modelleri ayrı satırlarda gösteriyoruz. Emin olunmayan bir uyumu listeye eklemek yerine, o satırı atölyenize danışarak netleştiriyoruz. Model adlarının yazılışı da dijital katalog boyunca tek biçimde tutulur. Ölçülerin birimi ve yazılış biçimi katalog boyunca aynı kalır. Bir sayfada milimetre, diğerinde santimetre kullanılması küçük bir ayrıntı gibi görünür, ama yanlış siparişe yol açabilir. Ondalık ayracı ve çap işaretinin yazılışı da bu tutarlılığın parçasıdır. Bunları yayından önce ürün listesi üzerinden tek tek kontrol ediyoruz. Aynı parçanın farklı çaplarda ya da farklı malzemelerle üretilen türleri olabilir. Bunları ayrı ayrı sayfalara dağıtmak kataloğu gereksiz yere uzatır. Ortak özellikleri bir kez anlatıp farkları küçük bir tabloda göstermek daha anlaşılırdır. Tablonun her satırı bir türe karşılık gelir ve kendi kodunu taşır. Okur, elindeki makineye uyan satırı bulduğunda siparişte kullanacağı kodu da görmüş olur.

Ölçü birimlerini sütun başlığına bir kez yazıyor, satırlarda yalnızca sayıları bırakıyoruz. Telefonda geniş tablolar zorlandığı için sütun sayısını azaltıyor, gerekirse tabloyu alt alta dizilen küçük kartlara bölüyoruz. Satırlara sırayla açık ve koyu zemin vermek de gözün yanlış satıra kaymasını önler. Gerçekten farklı işlev gören ürünler ise tek sayfaya sıkıştırılmaz. Görünüşü neredeyse aynı iki mil, farklı makinelerde bambaşka yüklerle çalışabilir. Böyle durumlarda her ürüne kendi sayfasını veriyor, sayfalar arasında karşılıklı bağlantı kuruyoruz. Sayfanın üstüne eklenen kısa bir benzer ürün uyarısı da yanlış seçimin önüne geçer. İndirilebilir dosyada da kodların kolayca bulunabilmesi gerekir. Dosyadaki yazıları görüntü olarak değil, gerçek metin olarak bırakıyoruz; usta telefonundaki arama özelliğiyle bir kodu dosyanın içinde bulabilir. Dosyanın sonuna kodları sayfa numaralarıyla eşleştiren bir dizin de ekliyoruz. Bu dizinin değeri ise ancak kodlar güncel kaldıkça sürer.

Değişen kodları kataloğa düzenli işlemek

Dijital katalog, ürün yelpazeniz değiştikçe eskir. Yeni bir parça üretime girdiğinde, bir ölçü değiştiğinde ya da bir ürün bırakıldığında bunun kataloğa yansıması gerekir. Kod listesindeki tek bir eski satır bile, doğru bilgiyle dolu bir sayfanın güvenilirliğini sarsabilir. Bu yüzden güncellemenin kimde olacağını yayından önce netleştiriyoruz. Güncellemeyi sizin ekibiniz yapacaksa, ürün ekleme ve kod değiştirme adımlarını gösteren kısa bir kullanım notu hazırlıyoruz. Bu adımları yayından önce birlikte deniyoruz. Güncellemeyi bizim üstlenmemiz isteniyorsa kapsamı teklifte ayrıca yazıyoruz. Her iki durumda da atölyede bir kodu değiştiren kişinin bunu kime ileteceği baştan konuşulur. Güncelleme sıklığı ürün grubuna göre değişir. Bazı gruplar yıllarca aynı kalırken, yeni modellere uyan parçalar sık eklenir. Sık değişen grupları katalogda ayrı bir bölümde toplamak güncellemeyi kolaylaştırır. Yeni eklenen ürünleri bir süre bu bölümün başında göstermek de bayilerin onları fark etmesine yardım eder.

Yeni bir ürün eklenirken listedeki bütün alanların doldurulmasını öneriyoruz: kod, ölçü, uyumlu modeller ve fotoğraf. Eksik alanla yayına giren bir sayfa, tam da o eksik bilgiyi soran telefonlara yol açar. Fotoğrafı henüz çekilmemiş bir ürün için geçici olarak ölçülü çizim kullanılabilir. Fotoğraf geldiğinde çizim kaldırılmaz; ikisi birlikte daha çok şey anlatır. Bir ürünün kodu değiştiğinde yapılacaklar da sıraya konur. Yeni kod sayfaya yazılır, eski kod not olarak eklenir, fiyat listesi ve indirilebilir dosya da birlikte güncellenir. Bu adımlardan biri atlanırsa, telefonda duyulan kod ile sayfada okunan kod birbirini tutmaz. Katalog güncellendiğinde bayilere bütün dosyayı yeniden göndermek yerine kısa bir değişiklik özeti iletmek daha etkilidir. Hangi ürünün eklendiği, hangi kodun değiştiği birkaç satırda anlatılır; ayrıntı için ilgili sayfanın bağlantısı verilir. Özetleri tarih sırasıyla saklamak, bir kodun ne zaman değiştiğini sonradan bulmayı da kolaylaştırır.

Bayilerin elinde eski bir dosya kalabileceğini de hesaba katıyoruz. Telefonla gelen siparişlerde ekibinizin, müşterinin okuduğu kodu güncel listeyle bir kez karşılaştırmasını öneriyoruz. Özellikle kodu yakın zamanda değişmiş parçalarda bu küçük alışkanlık, yanlış gönderim riskini azaltır ve iki tarafın da zamanını korur. Her ürün sayfasının sabit bir adresi olması da bu düzenin temelidir. Satış ekibiniz bir parçayı soran müşteriye bu adresi mesajla iletir; sayfa sonradan güncellense de aynı bağlantı çalışmaya devam eder. Eski mesajlardaki bağlantılar böylece her açıldığında güncel bilgiyi gösterir. Hedefimiz, satış ekibinizin her gün güvenle paylaşacağı ve kolayca güncellenebilen bir dijital katalog bırakmaktır. Kodlar düzenli işlendiğinde katalog, Aksaray’ın dışındaki bayilerle çalışırken de telefondaki uzun açıklamaların yerini alır. Yeni bir bayiyle tanıştığınızda ona ilk göndereceğiniz belge de bu olur.

Dijital katalog için sık sorulan sorular

Satışınızın ağırlığını taşıyan ve telefonda en sık sorulan gruplarla başlamayı öneriyoruz. Katalog bu gruplarla yayına alınır, diğer gruplar bilgileri tamamlandıkça eklenir. Böylece bütün listenin bitmesini beklemeden katalogdan yararlanmaya başlarsınız.

Evet. Çevrimiçi sürüm sitenizin menüsünden bağlantıyla açılabilir ya da sitenin bir bölümü olarak kurulabilir. Hangisinin uygun olduğu sitenizin altyapısına bağlıdır; bunu mevcut sitenizi inceledikten sonra birlikte belirliyoruz.

Çekebilirsiniz. Zemin, ışık ve açı için kısa bir çekim notu hazırlıyor, ilk birkaç fotoğrafı birlikte değerlendiriyoruz. Ölçeği anlaşılmayan ya da ayrıntısı seçilmeyen kareler için yeniden çekim isteyebiliriz; tutarlı fotoğraflar okurun güvenini artırır.

Temel yapı ürünleri incelemek için kurulur. Sepet, stok takibi ve ödeme gibi işlevler ayrı bir sistem gerektirir. Başlangıçta ürün sayfasından hazır bir mesajla sipariş talebi göndermek çoğu zaman yeterlidir. Daha fazlası gerekiyorsa seçenekleri ayrıca değerlendiriyoruz.

Parçanın hangi modele uyduğunu göstermek için model adını yazmak yaygındır. Marka logolarını ve üreticiye ait görselleri ise izin almadan kullanmamak gerekir. Metni resmî bir iş birliği varmış izlenimi vermeyecek biçimde kuruyor, emin olunamayan konularda hukuki görüş almanızı öneriyoruz.

Süreyi en çok ürün bilgilerinin ne kadar hazır olduğu belirler. Kodlar, ölçüler ve fotoğraflar tek bir listede hazır geldiğinde iş çok daha akıcı ilerler. Bilgiler parça parça toplandığında ise bekleme süreleri uzar. Takvimi listenizi gördükten sonra teklifte birlikte belirliyoruz.